PMS Hotelsoftware: Nur für Hotels? Verbreitung, Vor- & Nachteile

Haben Sie einer Rezeptionistin in einem Hotel schon einmal über die Schulter geblickt und ein Tool auf dem Bildschirm erkannt, dass Ordnung in ihr Vermietungschaos bringen würde? Dann haben Sie einen Blick auf ein sogenanntes PMS = Property Management System erhascht.

Mit einer PMS Hotelsoftware lassen sich wie der Name schon sagt Einheiten eines Hotels – also Zimmer verwalten – einfach gesagt: eine (Hotel)Software für die Zimmerreservierung und Abrechnung von Leistungen.

Eine ganz wichtige Oberfläche der Software ist etwa eine Art kombinierter Kalender mit mehreren Zeilen pro Tag. Je nach Anbieter werden unterschiedlichste Features angeboten, die vorallem in der 4-5 Sterne Hoteliere seit Jahren zu einem wichtigen Werkzeug herangereift sind und heute nicht mehr wegzudenken wären. Je größer der Betrieb, desto größer die Anforderungen an die Software.

Am Markt gibt es mittlerweile unzählige Anbieter, dass man als Vermieter oder Hotelier schon mal den Überblick verlieren kann. Das Institute of Tourism, University of Applied Sciences of Western Switzerland Valais hat in einer Präsentation auf slideshare.net ihre Umfrageergebnisse veröffentlicht, wie die Verbreitung der PMS Tools in der Schweiz aussieht (siehe Grafik)

Legt man diese Statistik auf Österreich um, werden die Werte für die Tools unterhalb der 10% Marke etwas abweichen, bzw. Anbieter aus Österreich wie EasyBooking, die das PMS Tool names „Julia“ vertreiben, noch dazu kommen und Schweiz-spezifische Anbieter ersetzen.Zusätzlich zu den kostenpflichtigen Anbietern gibt es auch noch Open Source Lösungen die dann komplett an die Bedürfnisse des Hoteliers angepasst werden können.

Kombiniert wird die Hotelsoftware meist mit der Anbindung an ein Channelmanagement, Revenue- und Yield-Management. In vielen Fällen wird auch eine Anbindung an diverse CRM Systeme angeboten. Für fast alle Bedürfnisse gibt es hier unzählige Tools am Markt. Lassen Sie sich von den verschiedenen Anbietern am Markt ein Angebot machen und das Tool vorstellen und vergleichen Sie dann die Preise. Auch Preisverhandlungen sind nicht verboten. Hören Sie sich in ihrer Umgebung um mit welchen Tools man arbeitet.

Was sind die Vorteile einer PMS Hotelsoftware?

• Viele Systeme sind mittlerweile Cloud-basierend oder komplett online verwaltbar. Das bringt den Vorteil, dass Sie nicht mehr an eine Installation an der Rezeption gebunden sind, sondern theoretisch von überall aus ihr Hotel managen können – eine aktive Webverbindung vorausgesetzt.
• Sie erstellen einmal Vorlagen & Templates für alle Antwortmails, Angebote, etc. und können so ihr Corporate Design durchgängig in der Kommunikation mit einem Gast präsentieren. Viele Schritte lassen sich automatisieren wie zum Beispiel das Versenden einer E-Mail 10 Tage nach der Abreise des Gastes, in dem man sich nochmal beim Gast bedankt und zum Beispiel einen Hinweis auf eine Bewertung, ein Bonus- bzw. Stammgästeprogramm hinterlässt. Auch Gäste, denen man ein Angebot zugesendet hat, kann man automatisch je nach Konfiguration nach ein paar Tagen eine Nachricht zukommen lassen á la „Warum haben Sie denn noch nicht gebucht? Haben Sie noch Fragen?“ …
• Die Verwaltung ihrer Kundenkartei wird immer auf dem aktuellsten Stand gehalten und durch neue Interaktionen mit dem Gast aktualisiert. So erkennen Sie bei einer neuen Anfrage eines Gastes sofort, ob er bereits einmal ihr Gast war, welches Zimmer er beim ersten Mal hatte, und und und.
• Kontingente lassen sich einfach und unkomliziert per Maus hin und her schieben bzw. umverteilen. In Kombination mit einem Channel Management können Sie so aktiv dem Problem einer Doppelbuchung gegensteuern, da alle Verfügbarkeiten zentral verwaltet werden und das nahezu in Echtzeit. Anstatt alle Freimeldungen, Ausstattungsmerkmale und Preise einmal bei Booking, bei HRS & Co einzeln zu warten, verwalten Sie diese einmal zentral und vergeben Kontingente, Smart Deals und so weiter.
• Verwalten Sie ihr komplettes Tagesgeschäft mit nur einer zentralen Software in der alle Schnittstellen zusammenlaufen. Je nach Anbieter der Hotelmanagement-Tools geht das auch mit dem iPad oder am iPhone.
• Lassen Sie sich am Monatsende automatisch die Bettensteuer-, Ortstaxen, Nächtigungsabgaben, Tourismusabgaben, etc. abrechnen oder direkt an den Steuerberater senden, zu einem Abrechnungsdienst exportieren oder ins BMD exportieren. Bequemer geht es fast nicht mehr.
• Moderne Hotel-Management Lösungen beinhalten nicht nur das Tool zu Verwaltung, sondern auch Schnittstellen & Widgets, die auf der eigenen Hotelwebseite bequem eingebunden werden können. Sie können Ihren Betrieb damit über die Hotel Website online buchbar machen.

Was sind die Nachteile einer PMS Hotelsoftware?

• Je umfangreicher ein Hotel Management Tool ist, desto länger dauert die Einarbeitungsphase – um sich an alle Funktionen zu gewöhnen und alle Tasks aus dem Tagesgeschäft ohne Support erledigen zu können. Durch viele Usability Tests wird aber laufend an den Tools gearbeitet, damit die Bedienung immer leichter von der Hand geht.
• Vorallem bei neuen rein online-basierten Tools gibt es immer noch Probleme mit der Anbindung. So kann es schon einmal dazu kommen, dass der Gast gerne auschecken möchte, das Tool aber just in diesem Moment nicht mit dem Server sprechen kann und die Abrechnung nicht ausspuckt. Sehr ärgerlich für beide Parteien.
• Ein großer Faktor, der sich gerade in der Nebensaison oder anderen außergewöhnlichen Zeiten ergibt, sind die laufenden Fixkosten, auch wenn man aktuell vielleicht nicht vermieten kann bzw. darf oder es in der Region zu dieser Jahreszeit nur wenig Nachfrage gibt. Hier gilt es gut für das gesamte Geschäftsjahr zu kalkulieren.
• Je nach Anbieter hat man ggf. nur bestimmte Anbindungen, Schnittstellen oder Kompatibilitäten an die gängigen Verkaufsportale/Buchungsportale zur Verfügung. Hier gilt es genau zu prüfen, wo sich meine Gäste am ehesten zu einer Buchung entscheiden und ob das ausgewählte PMS die Schnittstelle dorthin unterstützt.

Am Ende des Tages muss man als Hotelier oder Vermieter das System finden, mit dem man am besten arbeiten kann, das mit seinen Features allen Anforderungen entspricht. Dabei macht es auch einen wesentlichen Unterschied wie groß etwa ihr Haus ist und ob es sich um eine Hotelkette, einen Urlaub am Bauernhof Betrieb oder eine Alpenpension handelt. Dahingehend sollte man auch den Funktionsumfang prüfen und sich eine Kosten/Nutzen Tabelle aufstellen. Wichtig auch, sich nicht von einem Einstiegsangebot blenden lassen, denn üblicherweise wechselt man sein System nicht im Stile eines Durchblickers, da damit doch meist viel Aufwand für Einrichtung verbunden ist.

In jedem Fall wird der Einsatz einer Hotelsoftware Lösung ihre tägliche Arbeit langfristig erleichtern und auch das Auftreten dem Gast gegenüber professionalisieren.

Als Agentur und Betreuer von touristischen Unternehmen haben wir jede Menge Erfahrungen mit den verschiedenen Anbietern sammeln dürfen und können ihnen ggf. auch bei der Auswahl unterstützend zur Verfügung stehen. Nennen Sie uns als Referenz, wenn sie einen Anbieter wie etwa EasyBooking kontaktieren und an der Lösung „Julia“ interessiert sind, um von etwaigen Sonder- bzw. Partnerkonditionen zu profitieren. Sie finden unterhalb etwa die aktuelle Aufstellung der Schnittstellen, die dort angebunden werden.

Link zur Studie auf slideshare.net
http://de.slideshare.net/Roli1219/swiss-hotel-distribution-study-2015-are-otas-winning-the-customer-race

Aktuelle Schnittstellen System Julia von easybooking
https://t3006.easy-booking.at/fileadmin/userdaten/easybooking/easybooking_Schnittstellen___Anbindungen.pdf

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